Wat is een cloud kassasysteem?
Een cloud kassasysteem is een kassasysteem waarbij gegevens en functies geheel of gedeeltelijk online beschikbaar zijn. Bij een volledig cloud gebaseerd systeem draait de kassasoftware via internet en worden gegevens vaak opgeslagen op externe servers. Je hebt daardoor niet altijd een eigen zware server nodig op locatie.
Bij cloud gebaseerde kassasystemen kun je denken aan online rapportages, dashboards, artikelbeheer, voorraadbeheer, klantgegevens, koppelingen met andere software en toegang tot je cijfers vanaf verschillende locaties. Je hoeft dus niet altijd fysiek aanwezig te zijn bij de kassa zelf om belangrijke informatie te controleren.
Dat maakt een cloud gebaseerd kassasysteem interessant voor ondernemers die meer flexibiliteit willen. Bijvoorbeeld omdat ze een tweede vestiging openen, extra kassa’s willen toevoegen of hun kassasysteem willen koppelen met externe software.
Tegelijk blijft een kassasysteem essentieel voor je dagelijkse verkoop. Daarom is het belangrijk dat het systeem past bij jouw onderneming, jouw branche en jouw manier van werken.
Cloud kassasysteem of lokaal kassasysteem?
Om goed te begrijpen waarom moderne cloud systemen zo populair zijn, is het handig om het verschil te kennen met een lokaal kassasysteem.
Een lokaal kassasysteem werkt vooral met lokale hardware en software. De gegevens staan bijvoorbeeld op de kassa zelf, een lokale computer, een server in de winkel of een harde schijf. Bij een traditioneel kassasysteem is de software vaak sterk verbonden met de fysieke apparatuur op locatie.
Een cloud kassasysteem werkt anders. Daarbij worden gegevens online beschikbaar gemaakt, vaak via externe servers. Hierdoor kun je makkelijker op afstand werken, meerdere filialen beheren en koppelingen maken met andere systemen.
In de praktijk kiezen veel ondernemers voor een oplossing die lokale betrouwbaarheid combineert met online mogelijkheden. Je wilt namelijk dat de kassa op de werkvloer snel en stabiel werkt, maar je wilt óók profiteren van de voordelen die cloud biedt.
MplusKASSA sluit goed aan op die behoefte. Afhankelijk van je inrichting kun je werken met een sterke POS-basis, online backoffice, handhelds, kiosktoepassingen, voorraad-app en uitgebreide koppelingen. Zo ontstaat een kassasysteem dat niet alleen vandaag werkt, maar ook meegroeit met je onderneming.
Waarom kiezen ondernemers voor cloud kassasystemen?
Het grote voordeel van cloud kassasystemen is dat ze ondernemers meer grip geven. Je kassasysteem is niet alleen een plek waar transacties worden verwerkt, maar wordt een centraal onderdeel van je bedrijfsvoering.
Voor een fysieke winkel betekent dit dat je sneller inzicht krijgt in producten, omzet, voorraad en klantgegevens. Voor horecaondernemers betekent het dat je efficiënter kunt werken met tafels, handhelds, betaalwijzen en keukenprocessen. Voor groeiende retailers betekent het dat je meerdere filialen beter kunt beheren vanuit één systeem.
Een goed kassasysteem helpt je om minder afhankelijk te zijn van losse lijstjes, Excelbestanden of handmatige invoer. Dat komt je snelheid, overzicht en betrouwbaarheid ten goede.
De belangrijkste voordelen van een cloud kassasysteem
Een cloud kassasysteem biedt ondernemers vooral flexibiliteit. Je kunt je cijfers makkelijker bekijken, je systeem uitbreiden en je kassasoftware beter laten samenwerken met andere programma’s.
Stel dat je een tweede locatie opent. Dan wil je niet opnieuw beginnen met een compleet nieuw kassasysteem. Je wilt extra kassa’s kunnen toevoegen, medewerkers kunnen beheren en rapportages kunnen vergelijken tussen vestigingen. Cloud gebaseerde kassasystemen maken dat eenvoudiger.
Ook voor ondernemers die veel onderweg zijn, is overal toegang een groot voordeel. Je kunt omzetgegevens controleren, rapportages bekijken en sneller beslissingen nemen. Dat is vooral handig als je niet dagelijks op elke locatie aanwezig bent.
Daarnaast zorgen moderne cloud systemen vaak voor minder handmatige invoer. Wanneer je je kassasysteem koppelen kunt met andere software, voorkom je dubbel werk. Denk aan koppelingen met webshops, boekhoudsoftware, rapportagetools, loyaltysystemen, ticketing of online besteloplossingen.
MplusKASSA biedt hiervoor uitgebreide mogelijkheden via SOAP API, REST API en Webhooks API. Daarmee kan het kassasysteem onderdeel worden van een geïntegreerd platform waarin verkoop, beheer, rapportage en externe software beter samenwerken.
Ook de schaalbaarheid is belangrijk. Een startende ondernemer heeft misschien genoeg aan één kassa. Maar als je groeit, wil je kunnen uitbreiden met extra werkplekken, extra modules, handhelds, voorraadbeheer of koppelingen. Een schaalbaar kassasysteem voorkomt dat je bij groei direct opnieuw moet investeren in een heel ander systeem.
Een betere klantbeleving op de winkelvloer
Een cloud kassasysteem draait niet alleen om techniek. Uiteindelijk moet het zorgen voor een betere klantbeleving. Klanten willen snel geholpen worden. Ze willen soepel kunnen betalen, niet onnodig wachten en erop kunnen vertrouwen dat prijzen, acties en voorraad kloppen. Voor ondernemers betekent dit dat het kassasysteem betrouwbaar, snel en overzichtelijk moet zijn.
In retail helpt een goed POS kassasysteem bijvoorbeeld bij het aanslaan van producten, scannen van barcodes, verwerken van kortingen, retouren en betalingen. In de horeca helpt het bij tafelregistratie, bestellingen, aanbetalingen, gesplitst betalen en keukenmanagement.
MplusKASSA ondersteunt, afhankelijk van modules en inrichting, onder andere artikelbeheer, snelknoppen, betaalwijzen, kassabonnen, retouren, crediteringen, sales & acties, klantbeheer, voorraad-app, tafelregistratie, handhelds en keukenmanagement. Zo helpt het kassasysteem niet alleen de ondernemer, maar ook de medewerker én de klant.
Hoe zit het met automatische updates en back ups?
Een veelgenoemd voordeel van cloud gebaseerde kassasystemen is dat onderdelen automatisch bijgewerkt kunnen worden. Bij traditionele kassasystemen en lokale systemen zijn vaker handmatige updates nodig. Dat kost tijd en vraagt meer aandacht van de ondernemer of beheerder.
Bij cloudoplossingen worden online onderdelen vaak makkelijker centraal onderhouden. Dat betekent niet dat je nergens meer naar hoeft te kijken, maar het kan het beheer wel eenvoudiger maken. Binnen MplusKASSA zijn bijvoorbeeld online diensten zoals bepaalde online toepassingen anders georganiseerd dan lokaal geïnstalleerde software. Voor sommige onderdelen blijven versiebeheer, compatibiliteit en een goede updateprocedure belangrijk.
Ook back ups zijn een belangrijk onderwerp. Bij een lokaal systeem moet goed worden nagedacht over waar gegevens worden opgeslagen. Alleen vertrouwen op een harde schijf of lokale hardware is kwetsbaar. Als apparatuur defect raakt, wil je niet dat belangrijke kassadata verloren gaat.
Bij cloud en gehoste oplossingen kunnen back ups anders worden ingericht. Daarom is het verstandig om vooraf te bespreken hoe gegevens worden opgeslagen, hoe herstel werkt en welke back-upprocedure past bij jouw onderneming.
Aandachtspunten bij een cloud kassasysteem
Een cloud kassasysteem biedt veel voordelen, maar het is verstandig om vooraf goed naar je bedrijfsproces te kijken. Zo weet je zeker dat het systeem past bij je dagelijkse praktijk.
Het eerste aandachtspunt is de internetverbinding. Veel online functies werken via internet. Denk aan online backoffice, koppelingen, dashboards, handhelds of externe diensten. Wanneer de internetverbinding uitvalt, kan dat gevolgen hebben voor onderdelen die via internet draaien.
Daarom is het slim om te kijken naar de kwaliteit van je verbinding. Werk je met een vaste lijn? Is er een back-upverbinding mogelijk? Hoe belangrijk zijn online functies tijdens piekmomenten? En welke onderdelen moeten altijd blijven werken?
Een onbetrouwbare internetverbinding hoeft geen reden te zijn om niet voor cloud te kiezen, maar het is wel iets om professioneel in te richten. Zeker bij horeca, retail en drukke verkooplocaties is betrouwbaarheid belangrijk.
Een tweede aandachtspunt zijn de maandelijkse kosten. De meeste cloud kassasystemen werken met een maandelijks abonnement. Dat is overzichtelijk, maar je moet wel goed kijken wat er inbegrepen is. Betaal je apart voor modules, extra kassa’s, koppelingen, support of online diensten? En welke hardware heb je nodig?
Een derde aandachtspunt is de inrichting. Een kassasysteem is pas echt goed als het goed is ingericht. Artikelen, btw-codes, omzetgroepen, betaalwijzen, medewerkers, autorisaties, snelknoppen, printlayouts en rapportages moeten kloppen. Een goed ingerichte kassa voorkomt fouten en zorgt dat je cijfers betrouwbaar zijn.
Wat kost een cloud kassasysteem?
De meest gestelde vraag is: wat kost een cloud kassasysteem?
Het eerlijke antwoord is dat de kosten afhangen van je onderneming. Een kleine winkel met één kassa heeft iets anders nodig dan een restaurant met handhelds, tafelregistratie en keukenmanagement. En een retailer met meerdere filialen, voorraadbeheer en koppelingen heeft weer andere wensen dan een ondernemer met één fysieke winkel.
De kosten bestaan meestal uit software, hardware, installatie, modules, koppelingen en support.
De software wordt vaak aangeboden via een maandelijks abonnement. Dat abonnement hangt af van de gekozen kassasoftware, het aantal werkplekken en de modules die je gebruikt. Een cloud gebaseerd kassasysteem kan aantrekkelijk zijn omdat je niet altijd een eigen server nodig hebt, maar je moet wel rekening houden met maandelijkse kosten.
Daarnaast blijft hardware belangrijk. Ook bij cloud kassasystemen heb je vaak fysieke apparatuur nodig, zoals een kassascherm, bonprinter, kassalade, barcodescanner, klantendisplay, pinapparaat, handheld of keukenscherm. De cloud vervangt dus niet de volledige kassaomgeving op de vloer. De kassa zelf, de randapparatuur en de lokale hardware blijven belangrijk voor een soepel verkoopproces.
Installatie en inrichting kunnen ook kosten met zich meebrengen. Denk aan het importeren of aanmaken van artikelen, het instellen van btw-codes en omzetgroepen, het configureren van betaalwijzen, het bouwen van snelknoppen en het inrichten van medewerkers en autorisaties.
Tot slot kunnen koppelingen extra kosten geven. Wil je het kassasysteem koppelen met een webshop, boekhoudpakket, loyaltysysteem, ticketingplatform, voorraadbeheer of rapportagesoftware? Dan moet de koppeling technisch goed worden ingericht en beheerd.
Cloud kassasysteem voor retail
In retail draait een kassasysteem om snelheid, overzicht en controle. Je wilt producten snel kunnen aanslaan, barcodes scannen, prijzen beheren, acties toepassen en retouren netjes verwerken.
Voor retailers is het daarnaast belangrijk om inzicht te hebben in omzet, artikelprestaties, klantgegevens en voorraadbeheer. Zeker bij groeiende retailers of ondernemers met meerdere filialen wordt dat steeds belangrijker.
Met MplusKASSA kun je, afhankelijk van je modules en inrichting, werken met artikelbeheer, snelknoppen, barcodes, sales & acties, kassabonnen, retouren, crediteringen, klantbeheer, financiële overzichten en voorraadfunctionaliteit. Ook zijn er mogelijkheden om gegevens te exporteren en koppelingen te maken met externe systemen.
Dat maakt MplusKASSA geschikt voor ondernemers die hun retailproces professioneel willen inrichten en willen voorkomen dat groei leidt tot meer handmatige invoer.
Cloud kassasysteem voor horeca
Ook in de horeca is een goed kassasysteem onmisbaar. Bestellingen moeten snel worden opgenomen, tafels moeten overzichtelijk blijven en betalingen moeten soepel verlopen.
Met MplusKASSA zijn, afhankelijk van de gekozen modules, functies mogelijk zoals tafelregistratie, tafelplattegronden, subtafels, tafel splitsen, aanbetalingen, rekening delen, bereidingswijzen, gekoppelde pinbetalingen, handhelds en keukenmanagement.
Dat helpt medewerkers sneller werken en geeft ondernemers meer inzicht in de operatie. Zeker in drukke zaken kan een goed ingericht POS systeem veel verschil maken. Bestellingen komen duidelijker binnen, betalingen verlopen gestructureerder en rapportages geven beter zicht op prestaties.
Cloud kassasysteem voor meerdere filialen
Voor ondernemers met meerdere filialen is cloud extra interessant. Je wilt niet per vestiging volledig apart werken. Je wilt overzicht, controle en vergelijkbare rapportages.
Een cloud gebaseerd kassasysteem maakt het makkelijker om gegevens van meerdere locaties te bekijken. Denk aan omzet per filiaal, prestaties per artikelgroep, verschillen tussen vestigingen en ontwikkelingen per periode.
Ook wanneer je een tweede vestiging opent, is het prettig als je kassasysteem kan meegroeien. Je wilt extra kassa’s toevoegen, medewerkers beheren en instellingen op een logische manier toepassen per filiaal of werkplek.
Binnen MplusKASSA kunnen instellingen, afhankelijk van autorisatie en inrichting, worden toegepast op alle filialen en werkplekken, per filiaal of per werkplek. Dat geeft flexibiliteit zonder dat je het overzicht verliest.
MplusKASSA als geïntegreerd platform
Een modern kassasysteem staat steeds minder vaak op zichzelf. Ondernemers willen dat hun kassa samenwerkt met andere software. Daarom zijn koppelingen zo belangrijk.
MplusKASSA biedt verschillende API-mogelijkheden, waaronder SOAP API, REST API en Webhooks API. Daarmee kunnen externe pakketten en online diensten samenwerken met het kassasysteem.
De SOAP API vormt onder andere een basis voor toepassingen zoals handheld, kiosk en backoffice. De REST API is interessant voor rapportages en dashboarding. De Webhooks API maakt het mogelijk om realtime invloed uit te oefenen op processen en interfaces, bijvoorbeeld bij loyalty, ticketing of externe betaalwijzen.
Hierdoor kan MplusKASSA uitgroeien tot een geïntegreerd platform waarin je kassasysteem, rapportages, klantprocessen en koppelingen samenkomen.
Wanneer heb je een nieuw kassasysteem nodig?
Ondernemers gaan vaak pas nadenken over een nieuw kassasysteem wanneer het huidige systeem begint te knellen. Bijvoorbeeld omdat rapportages te beperkt zijn, koppelingen ontbreken of handmatige invoer te veel tijd kost.
Ook groei is een belangrijke aanleiding. Als je een tweede locatie opent, extra kassa’s nodig hebt of meerdere filialen wilt beheren, moet je kassasysteem kunnen meegroeien. Een traditioneel systeem dat ooit prima werkte, kan dan te beperkt worden.
Je hebt waarschijnlijk een nieuw kassasysteem nodig wanneer je merkt dat je huidige systeem niet meer past bij je onderneming. Dat kan komen door groei, nieuwe verkoopkanalen, behoefte aan online inzicht, meer producten, meer medewerkers of meer koppelingen. Het juiste kassasysteem ondersteunt niet alleen je huidige situatie, maar ook je plannen voor de komende jaren.
Waar moet je op letten bij het kiezen van het juiste kassasysteem?
Het juiste kassasysteem kiezen begint bij je specifieke behoeften. Een horecaondernemer heeft andere eisen dan een retailer. Een fysieke winkel met één kassa heeft andere wensen dan een formule met meerdere filialen.
Let daarom op de functies die je dagelijks gebruikt. Kun je snel afrekenen? Is artikelbeheer eenvoudig? Kun je rapportages bekijken? Zijn klantgegevens goed te beheren? Is voorraadbeheer nodig? Kun je koppelingen maken? En kun je later uitbreiden als je onderneming groeit?
Kijk ook naar betrouwbaarheid. Een kassasysteem moet stabiel zijn, juist op drukke momenten. Denk daarom goed na over internetverbinding, lokale hardware, back ups en support.
Tot slot is gebruiksgemak belangrijk. Medewerkers moeten snel met het systeem kunnen werken. Een systeem met veel functies is alleen waardevol als het op de werkvloer logisch en prettig werkt.
Conclusie: een cloud kassasysteem geeft ondernemers meer grip
Een cloud kassasysteem helpt ondernemers om slimmer te werken. Je krijgt meer inzicht, meer flexibiliteit en meer mogelijkheden om je kassasysteem te koppelen met andere software. Voor retailers, horecaondernemers en bedrijven met meerdere filialen kan dat een groot voordeel zijn.
Tegelijk blijft een kassasysteem essentieel voor je dagelijkse verkoop. Daarom moet het systeem passen bij je onderneming, je internetverbinding, je hardware, je processen en je groeiambities.
MplusKASSA is een modern kassasysteem met cloudfunctionaliteiten: je combineert een krachtige POS-kassa voor de verkoopvloer met online backoffice, rapportages, modules en uitgebreide koppelingen.
Vraag een gratis demo aan en ontdek welk kassasysteem past bij jouw onderneming.
Veelgestelde vragen over cloud kassasystemen